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Voiture de fonction : Salarié, employeur que faut-il savoir ?

Depuis plus de 10 ans, les entreprises privilégient l’attribution d’un véhicule de fonction à leurs collaborateurs plutôt qu’une augmentation de salaire équivalente. 
Subtilités, avantage en nature à déclarer aux impôtsassuranceconditions d'utilisation... Pour utiliser son véhicule de fonction de manière optimale et éviter les mauvaises surprises, il existe de nombreuses règles de base à connaître au niveau de l’utilisation mais aussi du financement. 
 

Différence entre véhicule de fonction et véhicule de service
 
Le véhicule de fonction est mis à la disposition du salarié pour ses déplacements professionnels et personnels. Le véhicule de service est utile au salarié uniquement pour ses déplacements professionnels et doit être rapporté à la fin de la journée de travail (certains employeurs tolèrent néanmoins son utilisation pour les trajets domicile-travail).
 
Un point important est à prendre en note : la suppression d'un véhicule de fonction nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié est en droit de refuser. Cette suppression est considérée comme une sanction pécuniaire et doit se compenser en une revalorisation salariale si un accord est trouvé. Enfin, seule l'utilisation d'un véhicule de fonction est considérée comme un avantage en nature qui est déclaré et soumis au prélèvement de charges sociales.
 

Avantage en nature

Eléments importants : seuls les déplacements à titre personnel sont considérés comme un avantage en nature. Pour le calculer de manière précise, deux éléments sont à prendre en compte : 
- Si l'employeur est propriétaire ou locataire du véhicule,
- Si le véhicule a plus ou moins de cinq ans.
 
 

Calcul de l'avantage en nature

Prenons l’exemple d’un cas concret :  une 308 de moins de 5 ans achetée 25 000 euros TTC et confiée à un salarié qui parcourt 50 000 kilomètres par an dont 5 000 à titre privé. L'assurance est de 1 200 euros et les frais d'entretien s'élèvent à 1 000 euros. Le salarié a dépensé 1 600 euros de carburant pendant l'année.
 
 
 Si l'on calcule selon les dépenses réelles, on aura 
(((5 000+1 200+1 000) x 5 000) / 50 000) + 1 600 = 2 320 euros par an
 
 
• Si l'on calcule selon le forfait, on aura 
25 000 x 0,09 = 2 250 euros par an si l'employeur ne paie pas le carburant
25 000 x 0,12 = 3 000 euros par an si l'employeur paie le carburant
 

Quelles sont les obligations ?

Un salarié peut rouler avec son véhicule de fonction durant les congés ou les vacances. Mais pour bon nombre d’entreprises, l'usage veut qu'il prenne en charge l'essence utilisée durant le weekend ou les périodes de congés. Pour le reste, c'est au salarié de fournir à son entreprise les frais d'essence
 
Une loi votée par l'Assemblée nationale le 12 octobre 2016, entrée en vigueur le 1er janvier 2017, oblige les entreprises à communiquer l'identité des collaborateurs ayant commis une infraction routière. En cas de refus, il est prévu de faire payer à l'entreprise une pénalité d'un montant allant de 500 à 3 750 euros. 
 
Le véhicule de fonction est obligatoirement assuré par son propriétaire. Il s'agit donc soit de l'entreprise soit de la société de location qui les met à disposition d'une entreprise. Certaines entreprises ne souscrivent pas de contrats permettant l'usage du véhicule par un tiers. 
 
Lors d'un accident ou d'un problème provoqué par le salarié, beaucoup d'entreprises demandent la prise en charge de la franchise à leurs employés. Certains employeurs acceptent de régler la totalité des franchises de leurs salariés tant qu'il n'y a pas d'abus.